Column

Business intelligence in het (hoger) onderwijs - Peter van 't Riet - 2009
Column bij Nieuwsbrief LICTO nr. 24

Op 10 en 11 september bezocht ik de tweedaagse COMIT/KAAIWO-conferentie in Groningen. De eerste dag stond in het teken van business intelligence in het hoger onderwijs. Business intelligence (BI) gaat een stap verder dan managementinformatie (MI). MI geeft voornamelijk de huidige stand van de organisatie weer. BI omvat ook historische informatie op basis waarvan trends en ontwikkelingen geanalyseerd kunnen worden, prognose kunnen worden gedaan etc.

MI en BI beogen meer dan alleen maar rapporten uit informatiesystemen te genereren. Juist omdat informatie over diverse systemen verdeeld zit (systemen voor onderwijs, voor personeel, voor financiën etc.), is het nodig met een zogenaamd datawarehouse te werken. Een datawarehouse is een extra informatiesysteem dat relevante informatie aan de andere systemen onttrekt en met elkaar verbindt. Op die manier kunnen relaties tussen grootheden inzichtelijk worden gemaakt, waarvan de gegevens voorheen afzonderlijk waren opgeslagen. Jacco Jasperse van de Hogeschool Zeeland liet daarvan een groot aantal voorbeelden zien:

  • studenten krijgen bij de HZ groepsresultaten en kwaliteitsbeoordelingen te zien van de cursussen die zij kunnen volgen;
  • van lopende cursussen worden overzichten gegenereerd van aantallen deelnemers en hoeveel daarvan evaluaties hebben ingevuld etc.;
  • personeel en management kunnen overzichten van de personele inzet op diverse aggregatieniveaus te zien krijgen;
  • allerlei betrokkenen kunnen financiële informatie die relevant voor hen is, raadplegen van afdelingsniveau tot op factuurniveau toe.

Behalve een presentatie van de Hogeschool Zeeland waren er presentatie van de Universiteit van Amsterdam (Jan Bode), de Universiteit Tilburg (Leon van Gorp) en de Rijks Universiteit Groningen (Gerrit van Dijk). Bij de UvA bestaat een aparte groep voor institutionele research (IR), die veel vragen uit de organisatie beantwoordt. Bij de Universiteit Tilburg is een speciale regiegroep van facilitaire directeuren die de behoefte aan managementinformatie formuleert en door de centrale afdeling informatiemanagement laat ontwikkelen. Bij de RUG is de centrale automatiseringsafdeling met een pilot bezig om studierendementen van faculteiten en opleidingen online in kaart te brengen. De managementinformatie die op deze manier ontstaat, kan op diverse autorisatieniveaus worden uitgeleverd. In het algemeen kan op elk niveau iedereen met de buren meekijken, maar niet altijd op een niveau dieper. Afdelingsdirecteuren kunnen dan bijvoorbeeld wel elkaars ziekteverzuimpercentages zien, maar als het gaat om medewerkers dan alleen die van de eigen afdeling.

Het is duidelijk dat een effectief gebruik van managementinformatie een veel grotere mate van openheid in de bedrijfscultuur vereist dan in veel hoger-onderwijsinstellingen op dit moment bestaat. Als er al managementinformatie wordt gegenereerd, dan krijgt meestal elke leidinggevende alleen de informatie over zijn eigen groep of afdeling te zien. Dat is echter vrijwel zinloos. Er kan alleen effectieve sturing van managementinformatie uitgaan als eenheden op hetzelfde niveau van de organisatie met elkaar kunnen meekijken en met elkaar vergeleken kunnen worden. Waarom bestaat er in de ene afdeling meer ziekteverzuim dan in de andere? Waarom zijn de studierendementen in de ene afdeling lager dan in de andere? Met andere woorden: managementinformatie moet gebruikt worden op één organisatieniveau hoger dan het niveau waarop zij betrekking heeft. Wil managementinformatie een rol spelen bij de verbetering van de kwaliteit van de organisatie, dan is openheid van zaken vereist op het organisatieniveau waarop de managementinformatie betrekking heeft. Afdelingen dienen inzicht te hebben in de prestaties van collega-afdelingen, opleidingen dienen inzicht te hebben in de rendementen van collega-opleidingen. Openheid van informatie is een van de belangrijkste factoren om tot kwaliteitsverbetering te komen.

Ik heb op de tweedaagse van COMIT/KAAIWO nog een observatie gedaan: met echte business intelligence is het hoger onderwijs nog nauwelijks bezig. De vraag die in een van de discussies gesteld werd om eens een voorbeeld te geven hoe managementinformatie een besluit van een CvB of afdelingsdirectie had beïnvloed waarna een duidelijke verbetering was te constateren, die vraag kon maar met moeite beantwoord worden. En dan hebben we het over managementinformatie en nog niet eens over business intelligence. Trend analyses en prognoses op basis van historische gevevens (misschien met uitzondering van de inschrijvingsgegevens) komen nog nauwelijks voor. Er wordt voornamelijk gestuurd op basis van gedateerde datalijstjes en... op intuïtie. Business intelligence in het hoger onderwijs: het staat nog in de kinderschoenen. En toch zijn er lichtpuntjes.

Onlangs was ik op bezoek bij de Faculteit Geneeskunde van Universiteit Maastricht (Arno Muijtjens). Samen met hun zusterfaculteiten van Groningen, Nijmegen en Leiden werken ze al enige jaren met een digitaal systeem van voortgangstoetsen (VOSYS) waarmee ze op 20 deelgebieden van de geneeskunde vier keer per jaar de kennisontwikkeling van hun studenten meten. Bovenop VOSYS hebben ze nu een echte business intelligence oplossing gebouwd (het ProF-systeem), waarmee studenten en begeleiders de totale voortgang en die op alle deelgebieden grafisch kunnen weergeven zowel voor individuele studenten als voor groepen. De grafieken laten de ontwikkeling in de loop der jaren zien tegen de achtergrond van de spreiding van scores in verschillende referentiegroepen. Met statistische technieken kan ook de gemiddelde cumulatieve scores worden bekeken (waardoor incidentele pieken worden uitgefilterd) en is zichtbaar hoe de scores van studenten zich in de toekomst zullen ontwikkelen als de omstandigheden ongewijzigd blijven. Op die manier ontstaat een gedetailleerd beeld van de longitudinale kennisontwikkeling van studenten op alle terreinen van de geneeskunde. Ook de ontwikkeling van groepen studenten en van jaargroepen kan op die manier in kaart worden gebracht en de opleidingen kunnen de prestaties van hun studenten vergelijken met die van zusteropleidingen bij andere universiteiten. Dat laatste gebeurt overigens nog maar mondjesmaat omdat ook in de wereld van de geneeskunde meekijken in de keuken van collega’s helaas nog niet vanzelfsprekend is. Het nieuwe ProF-systeem is echter wel een fraai voorbeeld van echte business intelligence omdat het historische trends laat zien en voorspellingen doet voor de toekomstige ontwikkeling van de studenten. Zowel de studenten zelf als de begeleiders krijgen daardoor veel meer vat op de professionele ontwikkeling van de studenten en kunnen acties ondernemen om bij te sturen. Wie een beetje fantasie heeft, kan inzien dat BI veel mogelijkheden heeft te bieden voor het onderwijs.